Cách Bảo Quản Hàng Hóa Đúng Cách – Hạn Chế Hư Hỏng, Giảm Tổn Thất, Tăng Lợi Nhuận

Bảo quản hàng hóa là một công việc quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Nếu làm sai, doanh nghiệp có thể mất tiền, mất khách, thậm chí mất uy tín.
Cách bảo quản hàng hóa đúng cách không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn kéo dài tuổi thọ sản phẩm.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A-Z.

1. Vì Sao Cần Bảo Quản Hàng Hóa Đúng Cách?

Mỗi sản phẩm đều có đặc tính vật lý, hóa học khác nhau.
Nếu không bảo quản đúng, chúng sẽ nhanh chóng xuống cấp, biến chất hoặc hư hỏng.
Hậu quả của việc bảo quản sai:

• Mốc, hỏng, vỡ, cong vênh

• Mất chất lượng, giảm giá trị

• Mất uy tín khi giao hàng cho khách

• Chi phí đổi trả, hủy đơn, khiếu nại tăng cao

2. Phân Loại Hàng Hóa Để Bảo Quản Chính Xác

Trong cách bảo quản hàng hóa đúng cách, phân loại là bước đầu tiên và quan trọng.

2.1. Theo tính chất vật lý

2.2. Theo tính chất hóa học

3. Cách Bảo Quản Hàng Hóa Trong Kho

3.1. Kiểm soát nhiệt độ

Nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp đều gây hư hỏng.
Nên lắp nhiệt kế trong kho và duy trì nhiệt độ phù hợp.
Nếu có thể, chia khu bảo quản riêng theo loại hàng.

3.2. Kiểm soát độ ẩm

Độ ẩm quá cao gây mốc, gỉ, nấm.
Dùng máy hút ẩm nếu cần hoặc tủ chống ẩm cho sản phẩm đặc biệt.
Thường xuyên kiểm tra bằng ẩm kế.

3.3. Chống côn trùng – gặm nhấm

Dùng lưới chắn, bẫy, thuốc diệt côn trùng tại các góc khuất.
Không để thức ăn, rác tồn đọng trong kho.

3.4. Hạn chế ánh sáng trực tiếp

Một số hàng hóa sẽ hư khi tiếp xúc ánh sáng liên tục.
Dùng đèn LED thay vì đèn sợi đốt, tránh tia UV.
Lắp rèm cách nhiệt hoặc phim cách nắng ở cửa sổ.

4. Nguyên Tắc Xếp Dỡ Hàng Trong Kho

4.1. FIFO – Nhập trước, xuất trước

Hàng nhập kho trước sẽ được xuất ra trước.
Giúp hạn chế hàng cũ tồn kho quá lâu.

4.2. Không xếp trực tiếp xuống nền

Luôn có pallet hoặc kệ đỡ hàng.
Giúp chống ẩm, chống côn trùng và dễ vận chuyển.

4.3. Xếp theo khu vực – mã hàng

Gắn mã, biển tên theo khu vực để dễ tìm và dễ kiểm soát.
Hạn chế việc xếp lộn xộn, gây vỡ hoặc hư hỏng.

5. Cách Bảo Quản Hàng Hóa Khi Vận Chuyển

Khi hàng được giao cho khách, đó là giai đoạn dễ rủi ro nhất.
Áp dụng cách bảo quản hàng hóa đúng cách trong vận chuyển giúp giảm tỉ lệ khiếu nại.

5.1. Đóng gói kỹ càng

• Dùng thùng carton phù hợp kích thước

• Lót xốp hơi, mút PE hoặc giấy gói chống sốc

• Niêm phong kỹ và dán cảnh báo “Hàng dễ vỡ” nếu cần

5.2. Dán mã vạch – QR

Giúp kiểm soát vị trí hàng hóa và dễ đối chiếu khi xảy ra sự cố.

5.3. Chọn đối tác vận chuyển uy tín

Đừng vì tiết kiệm vài nghìn mà chọn đơn vị thiếu chuyên nghiệp.
Nên có hợp đồng hoặc cam kết bồi thường khi hàng hóa hư hỏng.

6. Bảo Quản Theo Mùa – Theo Khu Vực

Tại Việt Nam, khí hậu ẩm, nóng là thách thức với việc bảo quản.
Cách bảo quản hàng hóa đúng cách phải tính đến điều kiện địa phương.

7. Hệ Thống Quản Lý Bảo Quản Tự Động

Các doanh nghiệp hiện đại đang dùng công nghệ để bảo quản tốt hơn:

• Sensor đo nhiệt/ẩm kết nối IoT

• Camera giám sát kho 24/7

• Phần mềm quản lý kho (Kiotviet, Sapo, ERP)

• Cảnh báo tự động khi có sự cố

Việc số hóa quy trình sẽ giúp bạn giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian quản lý.

8. Đào Tạo Nhân Sự – Yếu Tố Không Thể Thiếu

Dù có thiết bị hiện đại, nếu nhân sự không hiểu thì cũng không hiệu quả.

• Đào tạo về quy trình xếp kho – xuất hàng

• Hướng dẫn sử dụng thiết bị bảo quản

• Thường xuyên kiểm tra định kỳ chất lượng bảo quản

9. Mẹo Tiết Kiệm Chi Phí Trong Bảo Quản

Cách bảo quản hàng hóa đúng cách không đồng nghĩa với chi phí cao.
Bạn có thể tối ưu:

• Dùng pallet nhựa tái chế – bền và sạch hơn pallet gỗ

• Sử dụng đèn LED thay thế đèn sợi đốt

• Dùng máy hút ẩm công suất nhỏ theo khu vực thay vì toàn kho

• Tận dụng nguồn năng lượng điện mặt trời để giảm chi phí điện cho kho lạnh – chi tiết bên dưới

10. Check-list Kiểm Soát Bảo Quản Hàng Hóa

GIẢI PHÁP GIẢM CHI PHÍ BẢO QUẢN: ĐIỆN MẶT TRỜI CỦA SMARTLIFE

Trong hoạt động bảo quản, điện là chi phí cố định hàng tháng.
Đặc biệt với kho có máy lạnh, hút ẩm, chiếu sáng 24/24.
Giải pháp lắp đặt hệ thống điện mặt trời áp mái của Smartlife sẽ giúp bạn giảm chi đáng kể.

Lợi ích:

• Giảm 40–70% hóa đơn điện kho mỗi tháng

• Duy trì điện ổn định – không lo mất nguồn ảnh hưởng hàng hóa

• Giảm tải cho hệ thống máy lạnh, tăng tuổi thọ thiết bị

• Hệ thống giám sát online, dễ kiểm tra từ xa

• Bảo hành 25 năm – hoàn vốn sau 3–4 năm

Khách hàng tiêu biểu:

• Kho dược phẩm tại Bình Dương tiết kiệm 45 triệu/năm tiền điện

• Cửa hàng mỹ phẩm tại TP.HCM giảm 60% hóa đơn điện mùa hè

• Doanh nghiệp nông sản tại Lâm Đồng kéo dài thời gian bảo quản thêm 3–5 ngày nhờ nhiệt độ ổn định